قائمة نقل المكتب: انقل شركتك والشغل ماشي

نقل البيت شيء شخصي، بس نقل المكتب الكل يشوفه. إذا وقف التلفون أو ظل السيرفر في الكرتون، عملاؤك بيلاحظون. الهدف مو نقلة مثالية. الهدف صبح يوم دوام يقعد فيه الموظفين، ويدخلون على أنظمتهم، ويكملون شغلهم. هذي القائمة مرتبة، فتقدر تسلّم كل جزء لشخص وتشوف شو باقي.

قبلها بثمانية إلى اثني عشر أسبوعاً: عيّن مسؤول وحط الخطة

كل نقلة مكتب تحتاج شخصاً واحداً مسؤولاً وله صلاحية القرار. بدونه، القرارات تتأخر وأحد بيسأل عن الطابعة الكبيرة في نفس اليوم. أعطِ هذا الشخص فريقاً صغيراً فيه ممثل من تقنية المعلومات والعمليات والمالية.

• اختر وقتاً بعيداً عن أكثر فتراتك ضغطاً، مثل عطلة نهاية الأسبوع أو أسبوع هادي.
• راجع عقد الإيجار الحالي لمعرفة شروط الإشعار والتسليم.
• اسأل المبنيين عن التصاريح، ومناطق التحميل، وحجز المصاعد، وساعات العمل المسموحة.
• اجمع عروض أسعار مكتوبة بعد زيارة فعلية للمكتب.
• جهّز مخطط المكتب الجديد مع المكاتب، ونقاط الكهرباء، ونقاط الشبكة.

قبلها بأربعة إلى ستة أسابيع: التقنية والموردين

تقنية المعلومات أولاً، لأن كل شيء يعتمد عليها. توصيل الإنترنت في عنوان جديد ممكن ياخذ وقت، فكلّم المزود من بدري واطلب موعداً واضحاً. سوّ نسخة احتياطية من بياناتك، وتأكد إن أحد جرّب استرجاعها فعلاً. واطبع مخطط الشبكة على ورق بعد، لأنك يمكن تحتاجه والشبكة واقفة.

• اطلب خدمة الإنترنت والهاتف للعنوان الجديد.
• سوّ قائمة بكل نظام وسيرفر وطابعة وجهاز مشترك، ومن المسؤول عن كل واحد.
• تواصل مع المالك وشركات التأمين ومقاولي الصيانة عن التغيير.
• جهّز تحديث الموقع وصفحة الشركة في خرائط جوجل وبطاقات العمل والفواتير وتواقيع الإيميل.
• تأكد مع مستشاريك أي رخص أو عناوين مسجلة تحتاج تحديث.

قبلها بأسبوعين: الموظفين والتغليف

خبّر الفريق بالخطة من بدري، وكرر الكلام. الناس تتعامل مع التغيير أحسن لما تعرف المطلوب منها. أعطِ كل واحد كرتوناً أو اثنين، وقاعدة بسيطة عن اللي يدخل فيها واللي يبقى معه. وكل كرتون وجهاز لازم يكون عليه ملصق فيه الاسم والطابق الجديد ورقم المكتب.

• تخلص من الملفات والأثاث القديم. وتأكد قبلها كم مدة لازم تحتفظ بالسجلات.
• حط الملفات السرية في كراتين مقفلة ومكتوب عليها، واتفقوا من يحتفظ بالقائمة.
• خبّر العملاء والموردين بالعنوان الجديد والموعد.
• رتّب بطاقات الدخول والمفاتيح والمواقف في المكتب الجديد.

آخر كم يوم

أكّد المواعيد مع شركة النقل وفريق التقنية والمبنيين. جهّز رسالة رد تلقائي لكل شيء ممكن يتأثر. وحدد من يكون موجود في كل مكتب. واطلب من الموظفين ياخذون أغراضهم الشخصية للبيت، ويخلون الشواحن والدفاتر في شنطهم.

يوم النقل: خلها بسيطة

خل شخصاً في المكتب القديم وشخصاً في الجديد، ومع كل واحد مخطط المكتب. انقل أجهزة التقنية آخر شيء من القديم، وركّبها أول شيء في الجديد. جرب الإنترنت والتلفونات والطابعات قبل ما يوصل أي أحد. وآخر شيء لف لفة أخيرة في المكتب القديم على الخزائن وغرف الاجتماعات ورفوف السيرفر.

أول أسبوع في المكتب الجديد

• خل فريق التقنية يلف على المكاتب أول صبح ويحل المشاكل بدري.
• خلوا قائمة مشتركة بالملاحظات، وخلصوها كل يوم.
• كمّلوا تسليم المكتب القديم مع المالك.
• اسأل الفريق شو اللي مو شغال، وصلّح الأشياء الصغيرة بسرعة.

ولما تكون جاهز تخطط للجانب العملي، الميزان موفرز تقدر تغلّف وتفك وتركّب المكاتب والأثاث، بناءً على عرض سعر واضح ومكتوب قبل ما يبدأ الشغل. أنت خلك مع شغلك، والكراتين خلها علينا.